Fieldbuddy in 2 minuten
+31(0)20-2611100 Vraag demo aan

Probeer FieldBuddy

Schrijf je hier in voor een gratis 30 dagen trial

Wil je weten wat FieldBuddy voor jou kan betekenen? Vul onderstaand formulier in om te starten.







    Offerte aanvragen

    Laat je verrassen door de eindeloze mogelijkheden

    Vul het formulier hieronder in.







      Contact

      Vragen of opmerkingen?

      Wij helpen je graag. Neem contact met ons op via onderstaand formulier en wij komen zo snel mogelijk bij je terug.







        United Care gaat digitalisering aan met behulp van FieldBuddy

        ‘'Binnen 10 seconde een werkbon inplannen: daar winnen we veel tijd mee’'

        Martijn van Asperen, Projectmanager Installatie & Service bij United Care

        60+ Servicemonteurs

        Actief in 12 landen

        30+ Dealers

        IN DEZE KLANTCASE

        1. OVER DRU
        2.  

        1. INTRO

        Over DRU Fire

        2. AANLEIDING

        Digitaliseren complete buitendienst

        3. WAAROM FIELDBUDDY

        Flexibiliteit & gemak.

        4. RESULTATEN

        Efficienter & overzichtelijker werken.

        Een afkeer tegen traditioneel werken met stapels papieren, digitalisering en groei van het bedrijf zorgden ervoor dat United Care  koos voor FieldBuddy.
        Er was veel voorbereidingswerk nodig voor deze digitalisering, waar Projectmanager Installatie & Service Martijn van Asperen nauw betrokken bij was. United Care richt zich op het innovatief ontwikkelen van transferhulpmiddelen voor zorg- en welzijnsorganisaties. Wij spraken Martijn over zijn afkeer tegen traditioneel werken met stapels papieren, over de digitalisering van United Care en de bijbehorende groei.

        De resultaten in het kort:

        – Efficiëntere manier van werken 
        – Geavanceerde Checklijsten implementatie
        – Bijdrage aan de groei van United Care
        – Continue ontwikkelingen met behulp van FieldBuddy 

        De situatie vóór FieldBuddy: Papier, papier, papier

        Hoe ging United Care te werk voordat ze met FieldBuddy aan de slag gingen? Daar kan Martijn kort over zijn: papier, papier en nog eens papier. Hij schetst de situatie voor ons: ‘’Op kantoor werden opdrachten in een standaardformulier ingetikt. Vervolgens werd dat formulier uitgeprint en ingescand om te mailen naar de monteurs. Zij moesten het formulier thuis uitprinten en schriftelijk hun werkzaamheden invullen. Na de werkdag moesten alle formulieren los ingescand en teruggemaild worden. Administratie printte al die formulieren (een stuk of 50) uit en ging met de hand alles doorspitten. De werkdag begon en eindigde altijd met een grote stapel papieren.’’
        Deze werkwijze resulteerde onder andere in kwijtgeraakte papieren, onduidelijke scans en niet leesbare handschriften. Het werd steeds duidelijker dat er structuur en overzicht in hun processen moest komen.

        Toen kwam FieldBuddy voorbij en Martijn zag direct de voordelen: Weg met het papier en in plaats daarvan structuur creëren en digitaliseren. Hij greep FieldBuddy met beide handen aan.

        De implementatie van FieldBuddy

        United Care maakte al gebruik van een online programma om hun installaties te registreren. Al die installaties (+/- 22.000) moesten worden overgezet naar FieldBuddy. Dat was het begin van de digitalisering voor United Care. ‘’Het was een grote klus. Gelukkig kregen we hulp van een FieldBuddy consultant” vertelt Martijn. Toen alle installaties geregistreerd waren, zijn ze gaan kijken naar de werkbonnen. Hoe maak je een werkbon? En hoe plan je deze in bij je monteur? Allemaal vragen die daarbij kwamen kijken. “Toen de implementatie klaar was hebben we met het hele team trainingen gevolgd bij de FieldBuddy consultant om te zorgen voor een vliegende start” zegt Martijn.

        ‘'Door de digitalisering en de toegevoegde waarde van FieldBuddy kunnen we onze groei aan’'

        Martijn, Projectmanager Installatie & Service bij United Care

        Het resultaat

        United Care werkt nu efficiënter
        Medewerkers van United Care kunnen al binnen 10 seconde een werkbon aanmaken. Er komt geen papier meer aan te pas! United Care boekt tijdswinst en die gewonnen tijd kunnen ze steken in de doorontwikkeling van het bedrijf. Ze zijn de afgelopen jaren, mede dankzij FieldBuddy, ontzettend gegroeid. ‘’Door de digitalisering en de toegevoegde waarde van FieldBuddy kunnen we het behappen’’ voegt Martijn toe.

        De samenwerking
        De samenwerking tussen United Care en FieldBuddy is uitstekend bevallen: ‘’We hebben veel aan elkaars feedback en support, we helpen elkaar echt verder. FieldBuddy helpt ons groeien en ontwikkelen, wij helpen hen door feedback te geven. Die wisselwerking werkt fantastisch. We wilden iets gaan doen met Salesforce, dus de keuze voor FieldBuddy was een logische stap. Ik ben er nog steeds heel enthousiast over!’’ zegt Martijn.

        Gezamenlijk een nieuwe feature ontwikkeld
        Een ander voorbeeld van het efficiënter werken is de locatie gebaseerde werkbon, waar United Care gebruik van maakt. Die zorgt ervoor dat er één werkbon kan worden aangemaakt voor een locatie waar meerdere installaties staan. Tijdens de implementatie constateerde het FieldBuddy team dat het vaak voorkomt dat er meerdere installaties op één locatie staan. We hebben toen onderzoek gedaan of dit voor meer van onze klanten relevant zou zijn en hebben de nieuwe feature locatiegebaseerde werkbonnen samen met United Care ontwikkeld. Zo zie je hoe de interactie tussen de klant en het ontwikkelteam tot een beter product kan leiden!

        Positieve feedback van medewerker en klant
        FieldBuddy zorgt voor meer structuur en overzicht in het werk, iets waar grote behoefte naar was. De medewerkers van United Care merken dit ook: ‘’Ze willen absoluut niet meer terug naar de oude situatie.’’

        De klanten van United Care hebben ook baat bij FieldBuddy. United Care beschikt nu over een klantportaal waar hun eigen klanten kunnen inloggen en rapporten kunnen inzien. Het digitaal ontvangen van rapporten gaat veel sneller dan eerst én het is een stuk overzichtelijker. ‘’We krijgen veel positieve feedback van onze klanten. Ze kunnen zelf veel inzien in het systeem, waardoor ze ons niet meer hoeven te bellen voor dat soort informatie.”

        De meest recente ontwikkeling: geavanceerde checklijsten

        Vóór FieldBuddy konden ze bij United Care wel weken doen over een keuringsrapportage leveren aan de klant. Soms wel maanden. De monteur maakte voor elke installatie een apart Excel formulier. Dan kreeg de administratie vervolgens een mail met wel 600 losse Excel bestanden. Die rapportages werden een voor een uitgeprint en in een map gestopt. De klant kreeg dan een map met 600 keuringsformulieren. ‘’Wij dachten: dat moet anders kunnen met behulp van FieldBuddy!’’ vertelt Martijn.
        Door de digitalisering met behulp van FieldBuddy konden ze tijd gaan steken in snellere rapportages te ontwikkelen voor de klant. De rapportages komen nu digitaal binnen via FieldBuddy. Ze kunnen een uitlijsting maken met welk rapport iets aan de hand is en waar de binnendienst iets mee moet doen. ‘’Nu hoeven we niet meer alle 600 Excel rapporten een voor een openen. Werken met de nieuwe checklijsten van FieldBuddy scheelt ons ontzettend veel werk’’ voegt Martijn toe.

        FieldBuddy in de praktijk

        United Care over de toekomst

        De toekomst ziet er rooskleurig uit voor United Care. Martijn heeft een eigen projectoverzicht boven zijn bureau hangen. Die geldt tot eind 2022 en telt maar liefst 6 projecten. ‘’Ik heb precies genoteerd wat ik met FieldBuddy wil gaan doen. Er is veel mee mogelijk waar wij veel aan gaan hebben.” Een voorbeeld van zo’n project is de checklijst. Ze willen die ook gaan implementeren in hun fabrieken. Momenteel werken die namelijk nog met papieren checklijsten. Ja daar heb je het weer: papier! Martijn ligt toe: ‘’Er zijn nog genoeg uitdagingen die we willen gaan aanpakken met FieldBuddy. Af en toe kijk ik naar links naar mijn projectoverzicht, dan zie ik wat we nog allemaal te doen hebben. We zijn nog lang niet klaar met FieldBuddy!’’



        Herken jij je in de problemen die United Care vóór FieldBuddy ervoer? Neem contact met ons op!

        3. WAAROM FIELDBUDDY

        ‘’We hebben voor FieldBuddy gekozen vanwege het feit dat ze luisteren naar onze wensen, maar ook vanwege de flexibiliteit die ze bieden. Ik kan bijvoorbeeld het hele FieldBuddy Dispatch Panel (een systeem om werknemers aan klanten toe te wijzen) naar wens zelf inrichten”, vertelt Paul. Om een ander voorbeeld te noemen van deze flexibiliteit, benoemt Paul de gezamenlijke ontwikkelde dynamische kaart: ‘’in plaats van de eerder genoemde fysieke kaart met magneten die op kantoor hing, ontwikkelde FieldBuddy in samenwerking met ons een dynamische digitale kaart’’. FieldBuddy projectleider Camille vertelt hierover: ‘’op basis van de input en feedback van DRU hebben we nieuwe standaard functionaliteiten kunnen ontwikkelen. Deze zijn nu voor al onze klanten beschikbaar. Wij ontwikkelen graag nieuwe features samen met onze klanten, vanuit de wens van de klant’’

        4. RESULTATEN

        DRU is een internationaal opererend dealer, waardoor de implementatie uiteindelijk voor meerdere landen gaat worden uitgevoerd. Daarnaast is er ook een integratie met een door hun zelf ontwikkelde Dealer Portaal gedaan. FieldBuddy consultant Raymond en projectleider Camille zijn het erover eens dat DRU een internationale dealer is met herkenbare en minder herkenbare gang van zaken. Dat vertaalt zich ook naar het implementatietraject. Wat hebben wij precies kunnen betekenen voor DRU?.

        "De planning van DRU is nu een stuk overzichtelijker geworden"

        Paul Busser, customer service manager DRU B.V.

        –  De werkbonnen en service verzoeken kunnen worden aangemaakt voor klanten, maar ook voor dealers. Dit is handig als de dealer bepaalde showmodellen heeft staan die ook gecontroleerd worden.
        • Er is een servicecontract/garantie module ingericht, ook wel DRU Care genoemd. Buiten de service verzoeken krijgen ze op hun website ook garantieverzoeken binnen. Deze slaan we binnen FieldBuddy op als servicecontracten. Vanaf daar kunnen medewerkers de garantieaanvraag behandelen. Als alles gecontroleerd is wordt er automatisch een certificaat/garantiebevestigingsdocument naar de klant gestuurd.
        • DRU beoordeelt de service verzoeken die binnenkomen in hun portaal in FieldBuddy. Als een service verzoek binnenkomt bepalen zij of er (automatisch) een werkbon van moet worden gemaakt of niet. Bijzonder hierbij is dat als ze het service verzoek afwijzen, de dealer automatisch een mail krijgt met de reden van afwijzing.
        • Het rechtenmodel is ingericht voor drie bv’s die in verschillende landen opereren. Per land zien de gebruikers alleen hun eigen gegevens al hebben de Nederlandse gebruikers ook recht om de gegevens van andere landen in te zien.
        • De integratie is slim genoeg om zelf klanten, installaties en locaties aan te maken op basis van parameters die zijn voorgesteld door de klant. Een van de parameters is of een bepaalde locatie al in het systeem bestaat of niet (duplicatencheck) en wat er vervolgens met de gegevens moet gebeuren.
        • Met behulp van FieldBuddy kunnen ze gebruik maken van dashboards en rapporten om de data in te controleren, zo zijn zij in staat om snel op uitzonderingen te acteren.

        We vroegen Paul naar zijn mening over het implementatietraject: ‘’Ten eerste zijn we heel tevreden over hoe het traject is verlopen”, begint Paul. ‘’Camille is een goede projectleider en ook Raymond en (FieldBuddy developer) Volodymyr hebben ons zeer goed geholpen”. Raymond gaf Paul als tip om zelf aan de slag te gaan met Salesforce Thrailhead: een programma die uitleg biedt over de Salesforce omgeving. ‘’Ik merkte dat je alsnog vrij veel verstand moet hebben van Salesforce om die video’s te begrijpen. Dat vond ik iets minder. Oh ja en dat Raymond Feyenoorder is…’’ zegt Paul lachend.
        Ook Raymond is tevreden over het implementatietraject: ‘’Ik vond de samenwerking heel prettig. Het was vanaf het begin duidelijk waar ze heen wilden met FieldBuddy. Het project was samen met DRU goed voorbereid, waardoor we meteen aan de slag konden gaan”.